失敗しない！業務用プリンターの選び方【2025年最新版】
オフィスに不可欠な業務用プリンター。しかし、いざ選ぶとなると「種類が多くて何を選べばいいかわからない」「導入後に後悔したくない」と感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、あなたのビジネスに最適な業務用プリンターを選ぶための重要なポイントを徹底解説します。2025年の最新情報を踏まえ、失敗しないプリンター選びを実現しましょう！
なぜ業務用プリンター選びは重要なのか？
家庭用プリンターとは異なり、業務用プリンターは耐久性、印刷速度、機能性、そしてランニングコストが重要視されます。オフィスの規模や用途に合わないプリンターを選んでしまうと、業務効率の低下や無駄なコストの発生につながりかねません。
業務用プリンターの種類と特徴
まずは、主な業務用プリンターの種類とそれぞれの特徴を把握しましょう。
レーザープリンター
特徴: 高速印刷、高画質、大量印刷向き、ランニングコストが比較的低い（特にモノクロ）。
メリット: 印刷スピードが速く、文字がくっきり印刷できるため、ビジネス文書の印刷に最適。耐久性が高く、大量印刷にも強い。
デメリット: 本体価格がインクジェットプリンターに比べて高め。カラー印刷のコストはやや高くなる場合がある。
インクジェットプリンター
特徴: 高画質カラー印刷、写真印刷に強い、本体価格が比較的安い。
メリット: 写真やプレゼン資料など、色の表現が重要な印刷に適している。本体価格が手頃なモデルが多い。
デメリット: 印刷速度がレーザープリンターに比べて遅い。大量印刷には不向きで、インク代が高い場合がある。
複合機（MFP：Multi-Function Printer）
特徴: プリント、コピー、スキャン、FAXなどの複数の機能を一台に集約。
メリット: 省スペースで複数の業務をこなせるため、効率的。機種によってはネットワーク機能やセキュリティ機能も充実。
デメリット: 本体価格が高めになる傾向がある。一部機能が故障すると、他の機能も使えなくなる可能性がある。
失敗しない！業務用プリンター選びの7つのチェックポイント
印刷頻度と印刷量
1ヶ月あたりの印刷枚数を把握しましょう。大量印刷が多い場合は、耐久性の高いレーザープリンターや高速印刷が可能な機種がおすすめです。
プリンターの耐久性の表記として、「10万枚若しくは5年」といった形で表記されています。
月1,000枚以下の印刷であれば、5年で1,000枚×12ヶ月×5年＝12万枚となり、概ね「10万枚若しくは5年」の機種が適切な機種だと言えるでしょう。
主な印刷用途
文書印刷がメインなのか、カラー資料や写真印刷も多いのかによって、適したプリンターの種類が変わります。
必要な機能
プリント機能のみで良いのか、コピー、スキャン、FAX機能も必要か検討しましょう。複合機は省スペースで便利ですが、本当に必要な機能を見極めることが大切です。
ランニングコスト
トナー/インクカートリッジの価格、印刷単価、電気代などを比較検討しましょう。初期費用だけでなく、長期的なコストも考慮することが重要です。
ネットワーク環境と接続方法
複数のPCで共有して使用する場合は、ネットワーク接続（有線LAN/無線LAN）に対応しているか確認しましょう。
また、機種によっては有線LANと無線LANが同時に使えない機種もありますので、同時に使いたい場合には確認が必要です。
モバイルデバイスからの印刷機能も必要か検討しましょう。
セキュリティ機能
機密情報を扱う場合は、印刷データの暗号化やユーザー認証などのセキュリティ機能が搭載されているか確認しましょう。
設置スペース
プリンターの設置場所を事前に確保し、本体サイズや排紙スペースなどを考慮して機種を選びましょう。
トナーの交換時やメンテナンスの為に側面を開ける必要がある機種の場合、右側が開くのか、左側が開くのかも確認しておく必要があります。
また、用紙つまりなどの症状が発生した場合に、裏面を開ける機種もあります。
メンテナンス時の事を考慮した設置場所の確保が後々の手間を削減になります。
【2025年最新版】注目すべきトレンド
クラウド連携: クラウドストレージとの連携機能により、場所を選ばずに印刷やスキャンが可能になる機種が増えています。
モバイル連携の強化: スマートフォンやタブレットからの直接印刷がよりスムーズになっています。
環境性能の向上: 省エネ設計やリサイクルしやすい素材の使用など、環境に配慮したプリンターが注目されています。
サブスクリプションモデルの登場: 本体価格を抑え、月額料金で利用できるサブスクリプションモデルも選択肢の一つとして広がっています。
まとめ：最適な業務用プリンターで業務効率を向上させよう！
業務用プリンター選びは、オフィスの生産性やコストに大きく影響します。本記事で解説したポイントを参考に、あなたのビジネスに最適な一台を見つけてください。